Na účtu SVJ miliony

 Na účtu SVJ mohou ležet miliony korun a hodnota domu se počítá v desítkách či stovkách milionů. 

 Přesto jeho správu často zajišťují lidé ve volném čase, na soukromém telefonu a za symbolickou odměnu. Letošní případ SVJ, které přišlo o více než čtyři miliony korun, ukazuje, že otázka bezpečnosti společných peněz se netýká jen předsedy. Týká se každého vlastníka. 

Kybernetická bezpečnost zní jako téma pro banky, technologické firmy nebo velké korporace. Jenže stačí se podívat na běžné SVJ trochu jinak. Spravuje peníze desítek nebo stovek lidí, na účtu může mít několik milionů korun, pracuje s osobními údaji, smlouvami a fakturami a komunikuje s řadou dodavatelů. Přitom to všechno často řeší několik členů výboru na svých soukromých počítačích a telefonech.  

Jak nepříjemná tahle kombinace může být, ukázal případ pražského SVJ, který se letos dostal do médií. Z jeho účtu zmizely více než čtyři miliony korun. Na celém příběhu je přitom možná nejzajímavější, jak obyčejně problém začal.

Předsedkyni SVJ oslovili přes WhatsApp lidé s nabídkou investování. Komunikace nějakou dobu pokračovala a postupně si získali její důvěru. Nakonec ji přesvědčili k instalaci aplikace do telefonu. Podle zveřejněných informací začaly následující den z účtu společenství odcházet peníze. Podezřelých transakcí si nakonec všimla banka, která účet zablokovala, škoda už ale přesahovala čtyři miliony korun.

Bylo by jednoduché celý případ uzavřít tím, že někdo naletěl podvodníkům a udělal chybu. Pro ostatní SVJ je ale mnohem užitečnější jiná otázka: Proč vůbec mohla chyba jednoho člověka ohrozit tak velkou částku?

SVJ není firma. Jen spravuje majetek jako firma 

Člen výboru zpravidla nedostane při nástupu služební notebook, zabezpečený telefon ani školení od IT oddělení. Agendu domu řeší na stejném počítači, na kterém má soukromý e-mail, a do bankovnictví se přihlašuje ze stejného telefonu, na kterém používá WhatsApp, sociální sítě a desítky dalších aplikací.

Na tom samozřejmě není nic zvláštního. U běžného SVJ by bylo absurdní budovat infrastrukturu malé banky. Jenže pokud má jeden člověk ze svého soukromého zařízení možnost disponovat několika miliony korun, není jediným rizikem slabé heslo nebo škodlivá aplikace. Rizikem je také způsob, jakým je celá správa nastavená.

Jinými slovy: co se stane, když ten člověk jednou chybu skutečně udělá?

Proto má smysl řešit nejen hesla a zabezpečení zařízení, ale také samotné procesy. Kdo může zadávat platby? Kdo je schvaluje? Existují limity? Dostane někdo další upozornění na vysokou nebo neobvyklou transakci?

Řada bank umožňuje nastavit dispoziční oprávnění, limity nebo schvalování plateb více osobami. Jeden člen výboru například platbu připraví a další ji potvrdí. Takzvaný princip čtyř očí není žádná převratná bezpečnostní technologie a nezabrání každému podvodu. Odstraňuje ale velmi nepříjemnou slabinu systému, ve kterém může chyba jediného člověka stačit k odeslání vysoké částky.

Stejně jednoduchá pravidla mohou fungovat i mimo bankovnictví. Pokud dodavatel pošle e-mailem nové číslo účtu, lze změnu před první platbou ověřit jinou cestou, ideálně na kontaktu, který už výbor zná. Přístupy k bankovnictví, dokumentům a dalším službám mají mít lidé, kteří je skutečně potřebují. A když někdo z výboru odejde, jeho přístupy by měly odejít s ním.

To všechno jsou opatření, která nepotřebují vlastní IT oddělení. Potřebují ale čas, trochu znalostí a někoho, kdo se o ně skutečně stará.

A právě tady se dostáváme k problému, který se netýká jen předsedů.

A kde jsou v tom vlastníci? 

Když se v SVJ něco pokazí, pozornost se celkem pochopitelně obrátí k výboru. Proč to předseda neohlídal? Proč neměl lépe zabezpečený telefon? Proč nebyly správně nastavené limity? Proč si nevšiml podezřelé transakce? A byla to vlastně podezřelá transakce, když ji vlastně vytvářel on sám? 

To jsou oprávněné otázky. Jedna další ale často chybí: Jaké podmínky jsme tomu člověku pro správu našeho majetku vytvořili?

Vezměme si úplně obyčejný panelový dům se třiceti byty. Hodnota jednotlivých bytů se může pohybovat v milionech korun, takže společně mluvíme o majetku v hodnotě desítek až stovek milionů. SVJ může mít na účtu další miliony, uzavírá smlouvy, objednává opravy, řeší revize, pojištění, pohledávky, osobní údaje, účetnictví a řadu zákonných povinností.

A pak přijde shromáždění, na kterém se vede dlouhá debata o tom, zda odměna za správu domu není náhodou o pár stovek příliš vysoká. Nevede Vás tento nepoměr stojí za zamyšlení?

Od předsedy dnes očekáváme, že se alespoň základně orientuje v právu, účetnictví, technickém stavu domu, smlouvách, komunikaci s dodavateli, ochraně osobních údajů a také v bezpečném zacházení s digitálními službami. Když praskne voda, má vědět, komu volat. Když přijde faktura, má poznat, zda je v pořádku. Když se mění legislativa, měl by o tom vědět. Když někdo nezaplatí, má řešit pohledávku. A když přijde podvodný e-mail nebo se něco stane s jeho telefonem, očekáváme, že bude vědět, jak postupovat.

Současně ale někdy chceme, aby nás tahle práce prakticky nic nestála a tahle rovnice jednoduše nevychází.

Správa domu není zadarmo, ani když za ni skoro nic neplatíme 

Existuje spousta výborů, které svou práci dělají dobrovolně nebo za symbolickou odměnu a dělají ji výborně. To ale neznamená, že jejich práce nemá hodnotu. Znamená to pouze, že její skutečnou cenu místo vlastníků platí někdo jiný – svým časem, večery, odpovědností a často i nervy.

Pokud vlastníci chtějí kvalitní správu, musí pro ni také vytvořit odpovídající podmínky. Někde bude dávat smysl lépe odměnit vlastní výbor, jinde využít profesionálního předsedu nebo externí správu. V jiném domě může dobře fungovat kombinace těchto možností. Jeden správný model pro všechna SVJ neexistuje.

Představa, že kvalitní správa domu má být automaticky levná nebo dokonce bezplatná, je ale problematická.

Kybernetická bezpečnost je jen jeden z příkladů, na kterém je to dobře vidět. Bezpečné nastavení bankovnictví, kontrola přístupů, předávání agendy, zálohování dokumentů nebo ověřování podezřelých požadavků se nestane samo. Někdo na to musí myslet a někdo na to musí mít čas.

💡Kontrolujte svůj výbor. A zároveň mu dejte podmínky k práci 

Vlastníci mají právo vědět, jak se s jejich penězi a majetkem nakládá, a kontrola výboru rozhodně není nic špatného. Neměla by ale začínat a končit jednou ročně pohledem do vyúčtování.

Zajímejte se, kdo má přístup k účtu SVJ a jak jsou nastavená oprávnění. Ptejte se, zda existují limity pro vysoké platby a zda je musí schválit více lidí. Zajímejte se o to, kde jsou uložené dokumenty domu, kdo k nim má přístup a co se s těmito přístupy stane při změně výboru.

A když zjistíte, že něco dobře nastavené není, otázka nemusí znít pouze „Proč to předseda nezařídil?“. Stejně důležitá je otázka „Co potřebujeme udělat my jako vlastníci, aby to mohl zařídit?“

Možná bude potřeba zaplatit vhodnější nástroj. Možná profesionální službu. Možná zvýšit odměnu lidem, kteří za správu domu nesou odpovědnost. A někdy možná jen přestat automaticky považovat nejlevnější nabídku za nejlepší.

Ušetřených několik stokorun měsíčně vypadá v rozpočtu domu dobře. Ve chvíli, kdy se řeší chyba nebo škoda v řádu statisíců či milionů, už ten pohled může být úplně jiný.

SVJ nejsou „oni“

Možná je nakonec nejdůležitější připomenout něco, co se v každodenním provozu domu snadno ztratí.

SVJ není předseda ani výbor. SVJ nejsou „oni“, kteří se mají postarat o náš dům. Společenství tvoří samotní vlastníci.

Výbor dostal jejich důvěru a pravomoci, ale spravuje jejich společné peníze a společný majetek. Vlastníci proto mají plné právo jeho práci kontrolovat, ptát se a chtít vědět, jak jsou jejich peníze chráněny. Zároveň by ale měli být ochotni vytvořit podmínky, aby bylo možné tuto práci dělat dobře.

Případ SVJ, které přišlo o více než čtyři miliony korun, je extrémní a většina společenství se s ničím podobným nikdy nesetká. Nemá smysl kvůli němu začít podezírat každého předsedu nebo se bát každého odkazu v telefonu.

Má ale smysl položit si na příštím shromáždění pár nepříjemných otázek.

Kdo hlídá naše peníze? Jak jsme ho vybavili? Jak jeho práci kontrolujeme? A dáváme lidem, kteří spravují majetek za desítky či stovky milionů korun, vůbec reálnou možnost dělat svou práci dobře?

Správa společného majetku něco stojí. A šetřit na ní za každou cenu může být nakonec ta nejdražší varianta.