Pravidelné reporty pro dům a vlastníky

Proč jsou měsíční reporty důležité?

Jednou z nejčastějších stížností vlastníků je nedostatečná informovanost o tom, co se v domě děje. Měsíční report je jednoduchým, ale účinným způsobem, jak tento problém řešit. Transparentní komunikace má mnoho výhod:

1. Zvyšování důvěry: Pokud vlastníci pravidelně vědí, jaké kroky předseda podniká a co se v domě děje, budou mít větší důvěru ve vedení a jeho schopnosti.
2. Prevence dezinformací: Pravidelná informovanost minimalizuje riziko šíření fám a polopravd mezi obyvateli domu.
3. Podpora spolupráce: Předseda, který sdílí své aktivity, dává ostatním možnost aktivně se zapojit a navrhnout případná řešení či nové nápady.
4. Motivace a odpovědnost: Pravidelné reportování motivuje předsedu k tomu, aby své úkoly nejen plnil, ale aby o nich i přemýšlel systematicky a strategicky.

Co by mělo být součástí měsíčního reportu?

Obsah reportu by měl být přehledný a srozumitelný, aby jej každý vlastník mohl snadno pochopit. Doporučujeme rozdělit report do následujících sekcí:

1. Shrnutí událostí v domě:

   • Opravy a údržba (například výměna žárovek, oprava výtahu, drobné úpravy ve společných prostorách).
   • Důležité schůzky a jednání s dodavateli.
   • Jakékoliv mimořádné události (například poruchy, návštěvy úřadů, inspekce apod.).

2. Předsedovy aktivity:

   • Detaily o konkrétních úkolech, které předseda za daný měsíc splnil. Může se jednat o:
     • Správu účetních dokladů a komunikaci s účetními.
     • Přípravu a organizaci schůzí.
     • Sledování a správa stížností či podnětů od vlastníků.

3. Plány na příští období:

   • Co je v plánu pro nadcházející měsíce? Připravují se například nové opravy, plánují se schůzky, kontrola údržby nebo jiné projekty?
   • Informace o tom, jak se pokračuje v dlouhodobých projektech, jako je rekonstrukce, energetické audity, apod.

4. Vyhodnocení cílů a plnění úkolů:

   • Rychlé ohlédnutí za tím, co se podařilo splnit z plánů z minulého reportu. To ukazuje kontinuitu práce a možnost srovnání postupu.

5. Otevřené otázky a zpětná vazba:

   • Výzva k podnětům a připomínkám od vlastníků. Tímto krokem předseda ukazuje, že je otevřený komunikaci a hledání společných řešení.

Jak by měl report vypadat?

Doporučujeme, aby report byl zpracován v jednoduché a čitelné formě, ideálně jako dokument nebo email. Pokud SVJ preferuje digitální komunikaci, mohou být reporty dostupné i na interním portálu nebo sdíleny prostřednictvím speciálních aplikací pro SVJ, jako jsou Sousedé.cz, kde mohou vlastníci snadno najít všechny důležité dokumenty na jednom místě. Na naší nástěnce lze reportovat včetně přiložených dokumentů, zároveň report odešlete všem vlastníkům registrovaným  a také pozvaným. 

Příklad struktury měsíčního reportu: