Předseda skončil

Předseda skončil. Hesla, dokumenty a přístupy ale zůstaly. Kdo je teď hlídá?

Nový předseda je zvolený, starý předal šanon a klíče a zdá se, že je hotovo. Jenže někde stále existuje přístup do e-mailu, dokumenty jsou uložené na soukromém disku, bankovní aplikace zůstala v telefonu a přístupové údaje k některým službám možná zná jen člověk, který právě skončil. Výměna výboru proto není jen administrativní formalita. Je to také bezpečnostní operace, na kterou se v SVJ snadno zapomíná. 

Změna předsedy nebo celého výboru patří k běžnému životu společenství vlastníků. Někdo už funkci dělat nechce, někdo se odstěhuje, přijde nový výbor nebo profesionální předseda. Proběhne shromáždění, volba, zápis a předání agendy.

A právě u předání agendy se často ukáže, jak moc bylo fungování domu navázané na jednoho konkrétního člověka.

Část dokumentů je v počítači bývalého předsedy, další v jeho soukromém cloudu. Faktury chodily na jeho e-mail. Kontakty na dodavatele má uložené v telefonu. Některá hesla jsou v prohlížeči, jiná si pamatuje a u jedné služby si nikdo není jistý, na čí e-mail byla vůbec založena.

Dokud stejný člověk vede SVJ deset let, může takový systém zdánlivě fungovat bez problémů. Jeho skutečná kvalita se ukáže až ve chvíli, kdy má správu domu převzít někdo jiný.

Co vlastně odcházející předseda předává? 

Když se řekne předání funkce, většina z nás vidí dokumentaci domu, účetnictví, smlouvy, klíče nebo razítko. Digitální správa ale vytvořila další vrstvu majetku a přístupů, která není na první pohled vidět.

SVJ dnes může používat internetové bankovnictví, datovou schránku, samostatný e-mail, cloudové úložiště, účetní nebo správcovský software, portály dodavatelů energií, služby pro elektronické podepisování, webové stránky domu, různé komunikační nástroje a samozřejmě systémy určené přímo pro správu SVJ.

Každá z těchto služeb má nějakého uživatele, heslo, kontaktní e-mail, telefon pro ověření nebo nastavené oprávnění.

Pokud nikdo nevede přehled o tom, co SVJ používá a kdo k tomu má přístup, může po změně výboru nastat poměrně absurdní situace: nový předseda odpovídá za správu domu, ale část nástrojů potřebných k této správě stále ovládá jeho předchůdce.

Nemusí v tom být žádný zlý úmysl. Bývalý předseda si jednoduše nechal aplikaci v telefonu, protože ho nenapadlo ji odstranit. Dokumenty zůstaly na jeho Google Drivu, protože tam byly vždycky. Obnovovací e-mail směřuje na jeho soukromou adresu, protože přes ni před lety účet zakládal.

Z bezpečnostního pohledu je ale výsledek stejný. K datům nebo službám SVJ má přístup člověk, který už ho mít nepotřebuje.

Největší problém není zapomenuté heslo  

Mnohem větší problém je situace, kdy nikdo kromě odcházejícího člověka neví, co všechno vlastně existuje.

Heslo lze změnit. Horší je zjistit po půl roce, že existoval účet u nějakého dodavatele, o kterém nový výbor nevěděl. Nebo že důležitá komunikace několik měsíců dál chodila na soukromou adresu bývalého předsedy.

Stejné je to s dokumenty. Pokud jsou smlouvy, revizní zprávy, zápisy nebo komunikace s dodavateli roztroušené po soukromých počítačích a osobních cloudových úložištích členů výboru, není problém jen jejich zabezpečení. Problém je i kontinuita správy.

Dokumentace domu by měla patřit domu, ne člověku, který ho zrovna spravuje.

To zní samozřejmě. V praxi ale právě osobní e-maily a soukromé disky často představují nejjednodušší cestu, jak něco rychle uložit nebo poslat. Po několika letech z toho může vzniknout digitální archiv, kterému rozumí jediný člověk.

Předání funkce by mělo mít svůj offboarding 

Firmy pro odchod zaměstnance používají pojem offboarding. Znamená to řízené ukončení jeho přístupů a předání práce tak, aby po jeho odchodu nezůstala otevřená firemní data ani agenda, kterou nikdo neumí převzít.

Stejný princip dává velmi dobrý smysl i u SVJ.

Nemusí z toho vzniknout dvacetistránková směrnice. Důležitější je mít jednoduchý postup, který se použije pokaždé, když člen výboru končí.

Je potřeba projít bankovní oprávnění, datovou schránku, e-mail, používané aplikace a cloudová úložiště. U služeb, kde bývalý člen výboru už přístup nepotřebuje, ho odebrat. U společných účtů změnit přihlašovací nebo obnovovací údaje tam, kde je to nutné. Zkontrolovat telefonní čísla používaná pro dvoufázové ověření a předat dokumenty, kontakty a rozpracované záležitosti.

A stejně důležité je ověřit, zda něco nezůstalo pouze na soukromém zařízení odcházejícího člověka.

💡Co by měl nový výbor převzít 

Dobré předání nemusí být složité, pokud se na něj myslí průběžně. Nový výbor by měl dostat především přehled používaných služeb a informaci o tom, kdo k nim má přístup.

Prakticky se vyplatí projít alespoň tyto oblasti:

• bankovní účty a dispoziční oprávnění,
• datovou schránku a osoby s přístupem,
• e-mailové schránky používané pro agendu SVJ,
• úložiště dokumentů a zálohy,
• účetní a správcovské systémy,
• přístupy k portálům dodavatelů,
• webové stránky a doménu domu, pokud je SVJ provozuje,
• telefonní čísla a e-maily používané pro obnovu účtů a dvoufázové ověření,
• fyzické klíče, čipy a další přístupové prostředky.

U každé položky stačí vědět, kdo je správcem, kdo má přístup a jak bude přístup odcházejícího člověka ukončen.

Není potřeba vytvářet společný dokument se seznamem všech hesel v otevřené podobě. Naopak. Smyslem je mít přehled o přístupech, ne vyrobit jeden soubor, jehož ztráta otevře celý dům.

Dům by neměl být uložený v notebooku předsedy 

Nejjednodušší způsob, jak si budoucí předání výrazně usnadnit, je oddělit správu domu od soukromého digitálního života lidí, kteří ji vykonávají.

Pro agendu SVJ je vhodné používat účty a úložiště, které patří společenství, nikoliv konkrétnímu člověku. Dokumenty mají být uložené na místě, ke kterému lze řídit přístupy podle funkcí a rolí. Když se změní předseda, nemělo by být nutné stahovat několik gigabajtů souborů z jeho osobního cloudu a přemýšlet, zda tam ještě něco nezůstalo.

Právě centralizace agendy je jedním z důvodů, proč existují nástroje pro správu bytových domů, včetně Sousedé.cz. Dokumentace, komunikace a přístupy nemusí být navázané na soukromý e-mail jednoho člena výboru. Při změně lidí se mění jejich role a oprávnění, nikoliv místo, kde žije historie domu.

Technologie ale sama špatně nastavený proces nezachrání. Pokud se dokumenty stejně stahují do soukromých počítačů nebo si lidé mezi sebou předávají společné heslo, problém se pouze přesune jinam.

A znovu jsou tu vlastníci

Výměna předsedy bývá pro většinu vlastníků uzavřená ve chvíli, kdy proběhne hlasování. Máme nového předsedu, můžeme jít domů.

Jenže právě vlastníci by měli mít zájem na tom, aby změna funkce neohrozila správu jejich společného majetku. Nemusí kontrolovat každé heslo ani asistovat u odhlašování aplikací. Mohou ale chtít, aby SVJ mělo jasně nastavené předávání agendy a aby nikdo nebyl jediným člověkem, který ví, kde jsou dokumenty, přístupy nebo důležité informace.

To chrání nejen dům, ale i samotného předsedu. Pokud je systém postavený tak, že všechno ví a všechno může jeden člověk, nese také obrovskou osobní zátěž. Nemůže jednoduše onemocnět, odjet na delší dobu nebo funkci ze dne na den ukončit, aniž by tím vznikl problém ostatním.

Dobře nastavená správa by měla fungovat i bez konkrétního člověka.

A to je možná nejlepší test toho, jak na tom SVJ skutečně je: Kdyby váš předseda zítra oznámil, že končí, dokázal by nový výbor během několika dní zjistit, kde jsou všechny důležité dokumenty, jaké služby dům používá a kdo k nim má přístup?

Pokud ano, máte pravděpodobně nastavenou správu velmi slušně.

Pokud ne, není nutné čekat na příští volby. Ideální čas dát věci do pořádku je právě tehdy, když se ještě nikdo nechystá odejít.

A jedna otázka na závěr. Kdyby váš předseda zítra skončil, věděli byste, kde jsou všechny dokumenty a kdo má kam přístupy?