Checklist pro předsedy

Úkony statutárního orgánu, nástup nového výboru

Pokud chcete dokument stáhnout, registrujte se do našeho newsletteru.

Nástup nového výboru

☐ Vyhotoven řádný zápis ze shromáždění se jmenovitě zvolenými členy výboru, hlasovací podíly
☐ Zápis do obchodního rejstříku nových členů výboru
☐ Předávací protokol (vzor předávacího protokolu)

Po nástupu nového výboru je třeba zkontrolovat:

Evidence:

☐ Evidenci vlastníků dle KN (kontaktní údaje)
☐ Evidenci nahlášených počtu osob
☐ Evidence úhrad dle předpisů záloh
☐ Evidence dlužníků a pohledávek
☐ Evidence exekučních a insolvenčních řízení
☐ Evidence kontaktů na dodavatele služeb, opraváře, havarijní služby
☐ Evidence čipů, klíčů do domu ( na straně vlastníků, nájemníků, dodavatelů)
☐ Evidence smluv a GDPR dodatků (pokud ke smlouvám existují a jsou nutné)

Přístupy:

☐ K nástěnce a kontaktům vlastníků (web, fyzické seznamy)
☐ Datová schránka
☐ Bankovní účet

Software (př. na správu čipového systému)

Ke klientským portálům (pokud existují - teplárny, energie, online odečty, plyn, voda atd.)

Smluvní vztahy:

Smluvní vztahy s dodavateli:

☐ Elektřina ☐ Plyn ☐ Tepelná energie (CZT) nebo vlastní zdroj (servis)

☐ Voda ☐ Odpad ☐ Úklid ☐ Zeleň ☐ CPO - ochranka, recepce

☐ Správní firma (účetnictví, technická správa) ☐ Servis výtahů

☐ Pojištění domu a statutárních zástupců ☐ Smlouva s bankou - běžný účet (kdo má přístup, kdo je disponent), je k účtu I karta? ☐ Smlouva úvěrové - vyplývají nějaké povinnosti reportingu? ☐ Smlouva dotační - vyplývají nějaké povinnosti reportingu?

☐ Smlouva s právníky ☐ Objednávky služeb (hlídání exekucí/insolvencí, změny v katastru nemovitostí)

Smluvní vztahy s nájemníky:

☐ Pronájmy nebytových prostor

☐ Pronájem reklamních ploch

☐ Pronájem střešních ploch (umístění satelitů, antén atd.)

Smluvní vztahy se zaměstnanci

☐ HPP (členové výboru)

☐ DPP

☐ DPČ

Právní vztahy:

☐ Stanovy - aktuální?

☐ Příloha stanov (kde se hovoří o pravidlech pro rozúčtování záloh na dům a vyúčtování služeb)

☐ Domovní řád - aktuální?

☐ Prohlášení vlastníka (vyčtete z něj vymezení společných prostor domu o které se máte starat)

☐ Záruční období (pokud byly provedené práce, jak dlouhé jsou záruky pro reklamace a do kdy)

☐ Zkontrolovat, zdali v OR jsou v listinách všechny předešlé účetní závěrky a zápisy ze shromáždění + platná verze stanov dle NOZ Datová schránka - máte k ní přístup ( po zápisu do OR automaticky přidělen), máte zprávy přečtené?

Evidence žalob, stížností, soudních jednání atd.

GDPR:

☐ Evidence

Účetnictví:

☐ Stav bankovního účtu

☐ Stav pohledávek

☐ Stav závazků

Stav Fondu dlouhodobých záloh (Fond oprav)

☐ CF domu (rozdíl příjmu a výdajů) - stačí na úhradu běžného provozu?

☐ Máte správně nastavené zálohy na služby?

☐ Máte správně nastavenou výši poplatku do Fondu oprav (počítejte s opravami po záručních lhůtách a také s renovacemi po dosloužení funkčnosti)

☐ Rozpočet:

Technická správa:

☐ Kontrola technického stavu budovy (střecha, obálka domu, sklepy, okna, balkony, okapy, hromosvody, větrání, zabezpečení atd.) Klíče, čipy, přístupové nástroje od společných prostor a technických zařízení, kontrola i kdo další je má v kopii (správce, další dodavatelé, vlastníci) Poštovní schránka (pokud SVJ má) - označení, přístup, zavedení pro fyzické předávání dokumentů mezi členy výboru i mezi vlastníky a výborem Evidence všech rekonstrukcí, úprav, renovací

☐ Evidence měřidel

☐ Revizní kalendář

☐ Revizní zprávy:

Požární ochrana 1x ročně

Výtahů 3x ročně

Elektřiny

Plyn

Vodoměry 1x za 5 let (nutno s dálkovými odečty měřidel)

Kalorimetry 1x za 10 let (nutno s dálkovými odečty měřidel)

Plán investic s termíny realizace (úkoly ze shromáždění, úkoly vzniklé během roku z údržby), ideálně vznik a revize probíhá s nezávislým specialistou, postup práce s plánem investic: schválit na shromáždění a podle něj postupně připravovat realizace a do rozpočtu zahrnovat investice a rezervy/spoření Dokumenty (kontrola skladování a archivace)

☐ Účetnictví (3 roky doklady, 5 let účetní závěrka)

☐ Mzdové (20 let)

☐ Daňové (5 let)

☐ Zápisy ze shromáždění

☐ Zápisy ze setkání výboru

☐ Dokumentace k domě

☐ Smlouvy s dodavateli

☐ Smlouvy s odběrateli

☐ Revizní protokoly