Jak správně postupovat při zápisu nových členů výboru?

Co musí obsahovat zápis výboru do obchodního rejstříku? Jak správně postupovat při zápisu nových členů výboru na obchodní rejstřík?

Při volbě nového výboru společenství vlastníků jednotek (dále jako „SVJ„) je nutné vždy zapsat zvolené členy do obchodního rejstříku (přesněji do rejstříku společenství vlastníků jednotek vedeného příslušným krajským soudem, zjednodušeně mu říkejme „obchodní rejstřík“). Je třeba dodržet pravidlo, aby všechny formální záležitosti byly v pořádku. Hodně záleží i na tom, na jakého narazíte pracovníka, který na soudě vaše podání vyřizuje. Je dobré zvolit co nejpečlivější varianty návrhů, aby byl zápis vyhotoven ideálně na první pokus. 

Nejvíce používané předpisy, které potřebujete kromě stanov SVJ také NOZ, zákon o veřejných rejstřících a zákon o soudních poplatcích.

Dokumenty, které je třeba dokládat (všechny v originále!), když dáváte zapsat nový výbor SVJ do rejstříku:

• vyplněný formulář – (formuláře najdete zde, nebo samozřejmě v papírové podobě na pracovišti příslušného soudu),
• zápis ze shromáždění, kde k volbě došlo – nezapomeňte, že zápis musí splňovat formální náležitosti,
• pozvánka na shromáždění,
• prezenční listina včetně doložených plných mocí ,
• zápis z jednání výboru,
• souhlas se zápisem do rejstříku a prohlášení o splnění požadavků podle zákona 455/1991 Sb. ,
• úplné znění stanov – to pro případ, že zapisujete jejich změnu,
• dokumenty dokládající ukončení předchozího funkčního období,
• plná moc  – pokud podání někdo podává za vás (většinou advokát),
• Dokumenty, které se zakládají do sbírky listin  v elektronické podobě - technické podrobnosti najdete zde,
• nesmí chybět kolek 2.000,- Kč dle potřeby poplatku – pokud rovnou neuhradíte, budete vyzváni, čímž zpomalíte zápis, jinak se nic neděje. Uhrazením, aniž byste měli povinnost, Vám soud poplatek vrátí, ale je to samozřejmě další řešení věcí navíc.

Od zapisovaných členů budete pro účely vyplnění formuláře potřebovat osobní údaje.

V případě, že do statutárního orgánu zapisujete právnickou osobu, je třeba ještě zapsat jednající fyzickou osobu (zejména, je-li víc jak 1 jednatel). K tomu se dokládá kromě čestného prohlášení a souhlasu této osoby i pověření jednající osoby.

I v případě, že znovu zvolíte ty stejné členy výboru, tak je potřeba provést znovu zápis do rejstříku. Nikdo další - bez opakovaného zápisu nemá jak poznat, kdo se stal novým členem výboru po uplynutí funkčního období. 

Co je v každém případě podstatné je to, že pokud jste vynechali nějaký zvolený výbor a nezapsali ho, vždy se s tím musíte nějak vypořádat. Jsou prakticky dvě možnosti:

• pouze uzavřete zápis aktuálně zapsaných a nedoplníte předchozí historii – to samozřejmě není úplně ideální varianta, v rejstříku se pak objeví časová mezera, což může být nepříjemnost pro ty smluvní strany, s kterými jste v té době jednali, a ani tehdy jednající členové výboru nemají jednoduchou oporu (toto lze samozřejmě později doložit, pokud k volbě opravdu došlo),
• doplníte celou historii až do současnosti (obvykle to nebývá více než 1 nezapsaný výbor) – tím bude historie kompletní, i když se zápis objeví později. V praxi to znamená, že všechny výše popsané dokumenty musíte doložit pro každý nezapsaný výbor a v některých případech bude nutné kromě formuláře přidat ještě doplňující průvodní list, protože na to formulář nebude existovat.

Po zápisu členů je na místě zkontrolovat a případně upravit i zápis skutečných vlastníků v rejstříku skutečných vlastníků, který je také veden krajským soudem. 

Podobně jako statutární orgán (výbor, předseda společenství vlastníků) se zapisuje také kontrolní orgán, pokud jste ho volili. Může jím být například kontrolní komise, podle toho, co máte ve stanovách.

V některých případech neprovádíte změnu zápisu, ale třeba jen zakládáte úplné znění stanov do rejstříku, pak dokládáte jen stanovy (dokument v el. podobě je nutný) a průvodní dopis. Formulář tak nebudete potřebovat.

Správný soud, na který máte podat, ten poznáte podle toho, který je zapsaný ve Vašem výpisu z „obchodního rejstříku“, nebo jej uvede rovnou sám vyplněný formulář (podle IČ). Adresu soudu buď opět napoví vyplněný formulář, nebo najdete zde.

Spolupracujeme s renomovanou právní kanceláří, své dotazy můžete směřovat přímo na naše kolegy prostřednictvím formuláře ve Vašem virtuálním domě. Služba právníka je hrazena z placené/plné verze Vašeho domu. 

Affiliate program Partner. Spolupracujte s těmi nejlepšími! Více zde.