Svolání zasedání shromáždění a náležitosti pozvánky

Jaké jsou povinnosti statutárního orgánu při svolávání zasedání shromáždění?

Svolání zasedání shromáždění je povinností statutárního orgánu (tedy výboru SVJ či předsedy společenství). Shromáždění svolává statutární orgán SVJ většinou ze své vlastní iniciativy s tím, že je vždy třeba dodržet nutnost konat zasedání minimálně jednou ročně. Statutární orgán však má povinnost svolat zasedání shromáždění i z podnětu minimálně dvou vlastníků jednotek, kteří mají více než čtvrtinu hlasů z celkového počtu hlasů vlastníků jednotek v domě. Obě výše uvedené podmínky musí být splněny kumulativně. Tedy není třeba svolávat shromáždění, pokud by o něj požádal jediný vlastník, byť by měl v domě podíl 40 %. Pokud by statutární orgán ve lhůtě stanovené stanovami či zákonem neučinil, mohli by tito vlastníci svolat zasedání shromáždění sami na náklady SVJ.

Při svolávání zasedání shromáždění se statutární orgán musí řídit stanovami a pokud tam nejsou pravidla pro svolávání uvedena, pak občanským zákoníkem. Pokud tak není ve stanovách stanoveno něco jiného, je třeba zasedání shromáždění svolat nejméně 30 dnů před jeho konáním. Místo a čas zasedání by pak měly co nejméně omezovat možnost členů se zasedání zúčastnit. Často je kladena otázka, zda je možno onu třicetidenní zákonnou lhůtu stanovami snížit, nebo pouze prodloužit.

Ustanovení § 249 NOZu říká, že: „Zasedání členské schůze se svolá vhodným způsobem ve lhůtě určené stanovami, jinak nejméně třicet dnů před jeho konáním. Z pozvánky musí být zřejmé místo, čas a pořad zasedání.“ Z textace tohoto ustanovení tedy plyne, že je možno třicetidenní lhůtu stanovami, jak prodloužit, tak zkrátit, vždy je však třeba dodržet přiměřenost této lhůty vzhledem k možnostem členů se shromáždění účastnit.

Pozvánka na zasedání shromáždění musí obsahovat datum, hodinu, místo konání zasedání. Stejně tak pozvánka musí obsahovat program zasedání shromáždění, kdy je třeba jednotlivé body programu vymezit dostatečně určitě, aby bylo každému zřejmé, o čem se bude na zasedání jednat. Na programu však nemusí být uvedeny procedurální body zasedání jako je volba předsedajícího či zapisovatele nebo schválení programu jednání. Je zvykem dávat do programu zasedání shromáždění bod různé, kde se pak probírají různorodé záležitosti SVJ, které zrovna některý z účastníků zasedání nadnese.

Zde bychom pouze rádi upozornili, že v rámci bodu programu různé by neměly být probírány významné záležitosti společenství, jako je změna stanov, odvolání či volba členů orgánů nebo schvalování účetní závěrky. K pozvánce by měly rovněž být připojeny podklady týkající se pořadu zasedání. S ohledem na to, že se někdy jedná o velké množství dokumentů, občanský zákoník umožňuje, aby místo připojení těchto podkladů bylo v pozvánce uvedeno, kde a kdy se může každý člen shromáždění s podklady seznámit. Je však třeba opravdu umožnit členům SVJ tyto podklady prostudovat, neboť v opačném případě by se jednalo o porušení jejich práva.

Pozvánka na zasedání shromáždění by měla být vlastníkům doručena buď do schránek v domě, či prostřednictvím e-mailu s dostatečným předstihem.

Detaily ohledně doručování včetně přesných lhůt, kdy by mělo být konání shromáždění oznámeno, doporučujeme upravit ve stanovách.