Jak svolat shromáždění SVJ bez stresu

Svolat shromáždění společenství vlastníků jednotek (SVJ) může být náročný úkol.

Svolat shromáždění společenství vlastníků jednotek (SVJ) může být náročný úkol. Někdy se zdá, že je snazší naplánovat svatbu pro sto lidí, než dostat sousedy na jedno místo, aby rozhodli o opravě střechy nebo výměně výtahu. Ale nebojte, není to taková věda. Pojďme se podívat, jak to zvládnout s klidem a bez zbytečného stresu (a možná i s úsměvem na rtech).

Připravte si plán

Klíčem k úspěšnému shromáždění je plánování. Ať už plánujete opravu společných prostor nebo chcete řešit zvýšení příspěvků na fond oprav, je dobré mít jasno v tom, co chcete projednat. Udělejte si seznam bodů, které je třeba prodiskutovat, a zkuste odhadnout, kolik času na to bude potřeba. Není totiž nic horšího, než když se shromáždění protáhne do nekonečna, protože nikdo pořádně neví, co se má řešit.

Pokud plán zahrnuje i "sporné" body (ať už je to třeba nápad na nový květinový záhon nebo otázka, proč si soused odvedle už půl roku neuklidil boty na chodbě), připravte se na to, že o nich bude potřeba mluvit delší dobu. S trochou nadhledu a trpělivosti ale zvládnete i ty nejzapeklitější otázky.

Dejte lidem dostatek času

Informace o termínu shromáždění nerozposílejte na poslední chvíli. Sousedé mají své životy a často nejsou připraveni na to, že by najednou museli strávit dvě hodiny na shromáždění. Dejte jim čas se připravit – a hlavně si to datum zaznačit do kalendáře. Ideálně rozešlete pozvánky alespoň 15 dní předem.

Pozvánku můžete pojmout i trochu kreativně. Místo suchého formátu zkuste přidat třeba větu typu: "Přijďte na shromáždění, bude to sranda – a konečně se dozvíte, co bude s tím vrzajícím výtahem!" Možná to lidi zaujme o trochu víc.

Káva, koláčky a dobrá nálada

Jak už to bývá, na každé schůzce je dobré mít i něco k zakousnutí. Lidé se vždycky cítí lépe, když mají před sebou kávu a nějaký ten koláček. Klidně udělejte z shromáždění menší „společenskou událost“ – s trochou občerstvení a přátelskou atmosférou bude všechno o dost příjemnější.

Navíc, když lidé mají plná ústa, většinou méně mluví. A to se může hodit, pokud chcete, aby diskuze byla věcná a rychlá.

Hádky? Ne, díky!

Jasně, kde se sejde víc lidí, tam se mohou názory lišit. A je to naprosto v pořádku. Důležité je ale udržet diskuzi v mezích slušnosti. Připravte si jednoduchá pravidla pro shromáždění – například, že každý má právo promluvit, ale taky právo být vyslechnut.

Jestliže někdo začne být příliš vášnivý ve svém projevu, zkuste to odlehčit. "Výborně, pane Nováku, vážím si vašeho zápalu pro záhony. Co kdybychom teď na chvíli dali prostor paní Vopičkové a jejímu návrhu na tichou hodinu pro kuřáky?" Když se lidé zasmějí, atmosféra se zlepší a bude snazší dojít k nějakému závěru.

Všechno důležité si sepište

Na shromáždění se vždycky probírá spousta věcí a není těžké se v tom ztratit. Mějte někoho, kdo zapisuje všechna klíčová rozhodnutí a návrhy. Nejenže to pomůže při následné komunikaci, ale je to i dobrý důkazní materiál, pokud by někdo tvrdil, že "takhle jsme se přece nedohodli!".

Navíc, když pošlete všem souhrn ze shromáždění, budou mít jasný přehled o tom, co se řešilo, a budete mít klidnější spaní.

Závěr? Není to taková věda

Svolat shromáždění SVJ může být někdy výzva, ale s trochou plánování, dobré nálady a koláčků to jde zvládnout. Stačí jen, aby lidé věděli, že jejich hlas je důležitý, a aby se cítili jako součást komunity. Když se podaří udržet shromáždění v klidu a s úsměvem, výsledky budou stát za to – a vy si možná i oddechnete, že to šlo hladce.

Tak hodně štěstí při příštím svolávání shromáždění a nezapomeňte – s kávou a koláčkem jde všechno líp!